IT eszközkezelő és leltárnyilvántartó szoftver

Vezérlőpult

Minden felhasználónak egy átlátható, személyre szabott központ, ahol a rá váró feladatok és a saját vagy helyszíni eszközök azonnal elérhetők.

Az InventoBee IT vezérlőpultja a napi munka központi belépési pontja: itt jelennek meg a jóváhagyásra váró selejtezések, a saját dokumentumok (például az átvételi elismervények), valamint a felhasználóhoz vagy helyszínhez rendelt eszközök és leltárak teljes listája – beleértve a jelenlegi állapotokat és az előzményeket is. A felület gondoskodik róla, hogy a saját és a vezetői feladatok, valamint a felelősségi körbe tartozó eszközök azonnal átláthatók és kezelhetők legyenek.

✓Átvételi elismervények és saját dokumentumok elérése
✓Selejtezések jóváhagyása
✓Saját és helyszíni eszközök áttekintése (jelenlegi és előzmények)
✓Saját és vezetői leltárak kezelése

Vezérlőpult bemutatása

Felhasználók és szerepkörök

Részletes jogosultságkezelés szerepkörök alapján, amivel pontosan szabályozható, ki mihez fér hozzá az eszköz- és felhasználókezelésben.

Az InventoBee IT-ben a hozzáférések kezelése szerepkörök köré szerveződik: a szerepkörökhöz pontosan meghatározható, hogy a hozzájuk rendelt felhasználók mely eszközökhöz, helyszínekhez, leltárakhoz, riportokhoz és beállításokhoz férnek hozzá, és milyen műveleteket végezhetnek el rajtuk (olvasás, módosítás, jóváhagyás). A szerepkörök könnyen hozzárendelhetők a felhasználókhoz és újrahasznosíthatók, a felhasználói állomány pedig tömegesen importálható. A rendszer támogatja a címtár-integrációt is, így a felhasználók közvetlenül a szoftverben vagy Active Directory-ból is kezelhetők.

✓Szerepkörökhöz rendelt részletes engedélyek
✓Felhasználók tömeges importja és exportja
✓Közvetlen felhasználókezelés és Active Directory integráció
✓SSO-val (Single Sign-On) kompatibilis bejelentkezés

Jogosultságok testreszabása

Helyszínek

Raktárak, telephelyek és helyszíncsoportok központi nyilvántartása a rendezett, átlátható eszközkezeléshez.

Egyetlen központi helyszín-nyilvántartásban kezelheti az összes irodát, raktárat, telephelyet vagy akár otthoni irodát, és helyszíncsoportokba rendezheti őket — például régió, város vagy költséghely szerint. A helyszínekhez rendelt eszközök azonnal láthatók, a helyszín-szintű leltárak és mozgatások pedig néhány kattintással elindíthatók. A mozgás minden egyes eszköznél külön előzménysorként követhető, így mindig tudni fogja, melyik laptop melyik irodában, melyik szekrényben van — és ki a felelőse.

✓Helyszínek és csoportok kezelése
✓Helyszín-szintű eszközmozgatások
✓Részletes helyszín-előzmények
✓Leltár indítása az összes helyszínre egyszerre

Helyszínek megtekintése

Nagy értékű eszközök

Laptopok, monitorok, telefonok és minden sorozatszámos eszköz pontos nyomon követése a teljes életcikluson át.

Az InventoBee IT nagy értékű eszköz modulja a teljes eszköz-életciklust lefedi: a beszerzéstől és a raktárba érkezéstől kezdve a felhasználóhoz vagy helyszínhez rendelésen, a javításokon át a végleges selejtezésig. Minden eszközhöz azonosító, leltárszám, sorozatszám, gépnév, típus, helyszín, állapot és címkék rögzíthetők, az előzménynapló pedig visszakereshető az auditokhoz. A jogosultságkezelés biztosítja, hogy az érzékeny adatok csak az arra jogosultak számára legyenek láthatók.

✓Részletes előzménynapló minden eszközhöz
✓Típusok és rugalmas címkék
✓Leltárszám és sorozatszám nyilvántartás
✓Helyszín- és állapotkövetés

Nagy értékű eszközök kezelése

Alacsony értékű eszközök

Kis értékű, de nagy mennyiségben kezelt eszközök — kiegészítők, kábelek, egyszer használatos eszközök — hatékony, tömeges kezelése.

Nem kell minden egyes kábelt, egeret vagy adaptert külön-külön regisztrálni: az alacsony értékű eszközöket darabszám alapján, helyszínhez vagy felhasználóhoz rendelve kezelheti. A rendszer követi, mennyi van raktáron, mennyit adtak ki és mennyi tért vissza, így a tényleges készlet mindig naprakész. A tömeges kiadás és visszavétel néhány másodperc, a felhasználók pedig a saját vezérlőpultjukon látják, milyen kiegészítők tartoznak hozzájuk. Ideális irodai felszerelések, szerszámok vagy akár catering eszközök nyilvántartásához.

✓Több darabos tételek kezelése
✓Tömeges kiadás és visszavét
✓Valós idejű készletkimutatás
✓Helyszín- és felhasználószintű nyomon követés

Alacsony értékű eszközök kezelése

Kiosztás és visszahelyezés

Eszközök kiosztása felhasználókhoz vagy helyszínekhez, illetve visszavétele 1-2 lépésben, átvételi elismervényekkel.

Az InventoBee IT-ben a kiosztás és visszahelyezés 1-2 lépésben indítható: válassza ki a felhasználót vagy a helyszínt, jelölje ki az átadandó eszközöket, és a rendszer automatikusan generálja az átvételi elismervényt, amelyet digitálisan is aláírhat. A folyamat a helyszín típusától függ: raktárba történő kiosztás esetén raktári mozgatás történik, vezető nélküli helyszínen a rendszer egyszerűen kihelyezi az eszközt, vezetővel rendelkező helyszínen pedig a helyszín vezetője írja alá az elismervényt és felel érte a leltár során. Minden kiosztáshoz és visszavételhez előzmény tartozik, a felhasználó pedig a saját dashboardján azonnal látja, milyen eszközök vannak nála.

✓Felhasználóhoz rendelés 1-2 lépésben
✓Raktári mozgatás vagy helyszínre történő kihelyezés
✓Digitálisan aláírható átvételi elismervény
✓Vezetői jóváhagyás helyszínekhez rendelve

Kiosztás indítása

Selejtezés

Selejtezési folyamatok indítása és jóváhagyása: az eszköz kivonása a rendszerből lépésről lépésre, szerepköralapú jóváhagyással.

A selejtezés nem egyetlen kattintás — hanem egy ellenőrzött, jóváhagyott folyamat. A kezdeményező rögzíti az eszközt és az indoklást, a jóváhagyó szerepkörrel rendelkező felhasználó átnézi és jóváhagyja, végül az eszköz kikerül az aktív állományból, de a teljes előzménye megmarad az auditálhatóság érdekében. A folyamat során automatikusan generálódnak a selejtezési bizonylatok, és a kivont eszközök külön riportban jelennek meg — így a könyvelés, a környezetvédelmi jelentések és a leltárak pontosak maradnak.

✓Selejtezési kérelmek indítása és jóváhagyása
✓Selejtezési előzmények és bizonylatok
✓Automatikus kivonás a leltárból
✓Külön selejtezési riport a könyvelésnek

Selejtezés indítása

Leltárak

Leltárak indítása és lezárása felhasználókhoz vagy raktárakhoz rendelt eszközökre — az eltérések egyértelmű kiemelésével.

Az InventoBee IT leltármodulja az évközi és éves leltárak teljes folyamatát lefedi: leltár indítása felhasználóhoz vagy helyszínhez rendelt eszközökre, a tényleges állapot rögzítése vonalkóddal vagy manuálisan, eltérés-jelentés, és a leltár lezárása jóváhagyással. Az eltérések (hiányzó, nem várt, sérült eszközök) automatikusan kiemelődnek, így a leltárvezetőnek nem kell manuálisan keresnie a különbségeket. A lezárt leltárak archiválódnak, és bármikor visszakereshetők — ami könyvvizsgálatnál és biztosítási ügyintézésnél egyaránt elengedhetetlen.

✓Leltárak indítása felhasználókhoz vagy helyszínekhez
✓Vonalkódos vagy manuális rögzítés
✓Automatikus eltérés-jelentés
✓Archivált leltárak teljes visszakereshetőséggel

Leltár indítása

Szállítólevelek

Automatikusan generált szállítólevelek a szállítási kapcsolatok és eszközmozgások pontos adminisztrációjához.

A szállítólevél nem külön feladat, hanem a mozgás mellékterméke: amikor eszköz mozog felhasználóhoz, helyszínhez vagy szállítási kapcsolathoz, a rendszer automatikusan generálja a megfelelő PDF bizonylatot a céges logóval, a felhasználó és az eszközök adataival, valamint a dátum- és helyszín-stampelekkel. A szállítási kapcsolatok (kapcsolattartók, címek, kapcsolattartási infók) külön modulban kezelhetők, így minden szállítmány konzisztens, auditálható és nyomtatható. Ideális, amikor a beszállítótól az IT-n át a végfelhasználóig tartó teljes eszköz-életutat dokumentálni kell.

✓Szállítólevél automatikus generálás
✓Szállítási kapcsolatok és címek kezelése
✓Céges logóval ellátott PDF bizonylatok
✓Mozgáshoz kötött, auditálható nyomvonal

Szállítólevél készítése

Dokumentumok

Minden bizonylat és átvételi elismervény egy helyen — átvételi sor, aláírási sor és elfogadási sor átlátható felületen.

Az InventoBee IT dokumentumkezelő modulja egyetlen helyre gyűjti a rendszerben keletkező összes bizonylatot: átvételi elismervényeket, kiosztási és visszavételi bizonylatokat, selejtezési dokumentumokat és szállítóleveleket. Külön sorok (queue) állnak rendelkezésre az átvételre, az aláírásra és az elfogadásra váró dokumentumoknak, így minden szereplő pontosan tudja, mi a feladata. A digitális aláírás a bizonylatokon megfelel a hazai számviteli előírásoknak, és a teljes dokumentumtár visszakereshető eszköz, felhasználó, dátum vagy típus szerint.

✓Átvételi elismervények kezelése
✓Aláírási és elfogadási sor
✓Központi dokumentumtár teljes visszakereshetőséggel
✓Digitális aláírás a hazai előírásoknak megfelelően

Dokumentumok kezelése

Jelentések

Egyedi riportok a kiválasztott adatokból — testre szabható kimutatások szűrőkkel és oszlopokkal.

A riportkészítő modul lehetővé teszi, hogy bármilyen adatmezőre szűrve, saját oszlopokkal testre szabott kimutatásokat építsen — legyen szó eszközállomány-kimutatásról, állapot- vagy helyszín-alapú összesítésről. A felhasználók a saját igényeiknek megfelelően állíthatják össze a riportokat, és azonnal megtekinthetik az eredményeket a felületen.

✓Egyedi riportkészítő szűrőkkel
✓Saját oszlopok és csoportosítások
✓Valós idejű megtekintés a felületen

Riportok testreszabása

Eszközkezelés egyszerűen.

Minden, amire egy IT csapatnak szüksége van